Warum ist die Archivierung von E-Mails notwendig?

Im Laufe der Zeit hat die E-Mailkommunikation neben den „klassischen“ Kommunikationsarten wie Telefon, Brief oder Fax immer mehr an Bedeutung im Unternehmensumfeld gewonnen. Dadurch wird es notwendig die vorhanden E-Mails langfristig sichern zu können. In diesem Artikel werfen wir einen Blick darauf, warum dies nötig ist.

Wie schon erwähnt, hat die E-Mailkommunikation immer mehr an Bedeutung gewonnen und hat sich somit zu einer geschäftskritischen Kommunikationsart entwickelt, deren reibungsloses Funktionieren für Unternehmen enorm wichtig geworden ist. Es gibt verschiedene Gründe warum es für Unternehmen immer wichtiger wird ihre E-Mails ebenso wie Rechnungen & Co. zu archivieren.

Seit Anfang 2017 ist die Archivierung von E-Mails, die zur Abwicklung eines Geschäfts relevant sind, verpflichtend. Dazu gehören zum Beispiel E-Mails über Kontaktaufnahmen, Vorbereitung, Angebote, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferpapiere, Zahlungsbelege und Rechnungen sowie Reklamationen. Dies gilt nicht nur für E-Mails, die empfangen wurden, sondern auch für gesendete E-Mails einschließlich aller Dateianhänge.
Alle Unternehmen mit Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den GoBD und riskieren bei Nichteinhaltung eine Verletzung der Buchhaltungspflicht. Dies bedeutet, dass alle E-Mails jederzeit verfügbar, vollständig, unverändert und maschinell auswertbar sein müssen. Außerdem muss eine zuverlässige Protokollierung sichergestellt werden. Diese Vorgaben können mit einer korrekten Archivierung der E-Mails ohne Probleme eingehalten werden.

E-Mails sind unternehmenskritische Informationsträger und müssen dadurch vor Datenverlust geschützt werden. Eine E-Mail kann beispielsweise durch defekte PST-Dateien, unvorsichtiges Löschen oder einen Systemwechsel verloren gehen. Nun denkst Du Dir wahrscheinlich, dass es für einen solchen Fall ein Backup gibt. Dies ist mit Sicherheit richtig, doch ein Backup erfüllt nicht die Bedingungen für die GoBD. Bei einem Backup können die E-Mails zwar über einen bestimmten Zeitraum gesichert werden, aber diese sind dabei nicht jederzeit verfügbar, können manipuliert oder sogar gelöscht werden. Ein Backup bietet sich höchstens als Ergänzung zur Archivierung an.

Die Archivierung Deiner E-Mails bietet Dir, wie Du siehst, im Bereich rechtliche Anforderungen und Datenverlust Vorteile. Zudem Entlastet die Archivierung Deine E-Mail-Server und reduziert den Speicherbedarf für Dein Unternehmen. Bei der revisionssicheren Archivierung werden direkt beim Ein- oder Ausgang von E-Mails die Originale abgespeichert um eine Manipulationssicherheit zu garantieren.